ECM - SISTEMA DE MANEJO DE CONTENIDO Y DIGITALIZACIÓN - ONBASE

Categoría: PRODUCTOS ECN ONBASE

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OnBase® es una solución corporativa para la gestión electrónica de documentos e información en forma integrada que combina varias tecnologías como la administración documental, COLD/ERM, flujos de trabajo, imágenes y cualquier tipo de documento electrónico en una sola aplicación basada en la web. Más de 11,000 compañías en todo el mundo, están usando OnBase para agilizar sus procesos y compartir información electrónica con sus empleados, socios de negocio, y clientes.   Se desarrolla entorno a diversos mercados verticales como Salud y Hospitales, Servicios Financieros, Seguros, Gobierno, Educación, Industriales y a soluciones Departamentales como: Finanzas y Contabilidad, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Procesos de Cierre Financiero, Compras y Contratación, Administración de Ventas, Recursos Humanos, Administración de Contratos, Legal, Administración de Ingeniería e Infraestructura, y más, permitiendo a las organizaciones CUMPLIR con las normativas gubernamentales en cuanto a la integridad de los documentos digitales, su validez legal y facilitando el ingreso de las mismas al cumplimiento de estándares internacionales.

 

¿QUÉ PUEDE HACER ONBASE PARA USTED?

Si desea reducir los costos de operación, mejorar el servicio al cliente y minimizar el riesgo asociado a las auditorías, litigios y desastres, has venido al lugar correcto.

OnBase centraliza su contenido de negocios importantes en un lugar seguro y conduce este contenido a través de sus procesos a la velocidad de la luz, que trabajan en conjunto con las demás aplicaciones. OnBase luego entrega la información relevante para usted cuando lo necesite, en cualquier lugar. Usted tiene una visibilidad total en el estado de sus procesos y el contenido caduca automáticamente de acuerdo con sus requisitos de retención legal.

 

Elementos básicos

OnBase ofrece todo esto en un solo producto unificado, compuesto por componentes modulares individuales. Estos se utilizan en combinación para crear soluciones a la medida para satisfacer las necesidades específicas de su departamento, la empresa y la industria. Hemos organizado las grandes capacidades del producto OnBase en estas seis categorías.

 

CAPTURAR

Captura tus documentos y datos importantes en un sistema seguro. Cualquier tipo de archivo, desde cualquier lugar, clasifica automáticamente.

 

¿Por qué Captura tus documentos?

OnBase captura cualquier tipo de documento, desde cualquier lugar.

Independientemente de dónde se encuentran sus documentos o el formato que vienen, OnBase los captura desde su fuente y los organiza en un solo sistema, con la interacción humana mínima.

 

Papel

Utilice cualquier escritorio, multi-funcional de escáner o el programa a nivel de producción. Ya se trate de una sola página o miles de documentos, puede capturarlos en el momento que los recibe, ahorrando el tiempo y los gastos asociados con el transporte.

 

Documentos Electrónicos

OnBase importa automáticamente el contenido crítico de recursos compartidos de archivos, bandejas de entrada, los sitios de SharePoint, sitios FTP, servidores de fax, ordenadores centrales o cualquier otro programa. Los usuarios pueden importar fácilmente los documentos con una interfaz intuitiva de OnBase o directamente desde su correo electrónico, Microsoft Office o cualquier aplicación que utilizan a diario.

 

Datos e Información de los documentos

Como se capturan documentos, OnBase extrae los datos relevantes de la página y luego comparte con el resto de sistemas. Esto ahorra tiempo y permite a sus empleados a centrarse en tareas de mayor valor.

 

PROCESOS

Revolucionar sus procesos de trabajo electrónicos. Automatizar las partes predecibles y repetibles de sus procesos y facilitar sus necesidades de manejo de casos.

 Revolucionar sus procesos

OnBase ayuda a su organización funcione mucho más rápido y más eficientemente.

OnBase hace esto mediante la automatización de muchas de las medidas repetidas, predecibles en sus procesos. Al proporcionar herramientas útiles para ambos, buscar y trabajar con la información, OnBase facilita las tareas y actividades que participan en la gestión de casos. Mediante la generación de documentos en función de las decisiones tomadas dentro de sus procesos, OnBase le ahorra tiempo y mejora su servicio al cliente.

 

Manejo de Casos

Gestionar todas las tareas, actividades, conversaciones y avisos que rodean sus procesos en un sistema y facilitan el trabajo de gestión de casos.

 

Business Process Improvement

OnBase optimiza los documentos de forma y el flujo de datos a través de su organización. OnBase hace que sus procesos se ejecutan a una velocidad óptima mediante la automatización de decisiones predecibles enrutamiento excepciones a las personas correctas. Esto le permite aumentar su capacidad instalada sin necesidad de añadir personas adicionales.

 

Trabajando digitalmente

Ahora que su contenido se encuentra disponible en formato electrónico, tiene un amplio conjunto de herramientas que simplemente no existe en un mundo de papel. Puede recuperar documentos mediante la búsqueda de cualquier palabra o frase dentro de ellos. Puede crear y seguir múltiples revisiones de documentos y firmarlos con un pad de firmas o tableta.

 

Composición y Distribución de Documentos

OnBase genera automáticamente cartas, declaraciones y documentos sobre la base de las decisiones de negocios y luego los distribuye a sus clientes y ciudadanos a través de carta, correo electrónico o fax. Si usted necesita enviar una serie de documentos en soporte digital, puede crear CD / DVD y discos Blu-ray,  fácil de usar.

 

ACCESO

Acceda a su contenido fácilmente, desde cualquier lugar. Utilice software intuitivo en la oficina, o su dispositivo móvil mientras está de viaje. Trabaje con su contenido sin conexión y mejore el servicio al cliente mediante la ampliación del acceso a sus clientes.

Acceda a su contenido fácilmente, desde cualquier lugar

OnBase hace que su contenido esté disponible para las personas que lo necesiten dondequiera que estén, desde casi cualquier dispositivo o aplicación. Esto permite a los empleados trabajar de la manera que se sienta más cómodo. Debido a OnBase puede extenderse fuera de las cuatro paredes de su organización, puede proporcionar acceso controlado a los contenidos específicos para las personas que lo necesitan, como sus clientes, proveedores o socios de negocio.

 

Interfaces de cliente

Una interfaz de usuario personalizada apoya las diferentes formas en que los usuarios trabajan. Pueden poner los documentos, formularios, procesos de negocio e informes que son importantes para ellos justo en las yemas del dedo.

 

Clientes móviles

Lejos de su escritorio? Su información va contigo. Los empleados que pasan tiempo lejos de sus escritorios pueden utilizar las aplicaciones móviles de OnBase para acceder a su información, tomar decisiones y controlar sus procesos de negocio, mientras que en el ir - a través de cualquiera de los principales dispositivos móviles y tabletas de hoy en día.

 

Clientes de correo electrónico

Con OnBase, los empleados pueden acceder a su contenido desde dentro de su cliente de correo electrónico si el uso de MS Outlook, IBM Lotus Notes o Novell GroupWise.

 

Acceso sin conexión y desconectado

Sin acceso a la red? No hay problema - OnBase uso sin conexión. ¿Tiene guerreros de la carretera impugnadas por el acceso a la red inconsistente y poco fiable? Darles la posibilidad de recuperar, crear y actualizar documentos, formularios completos y subir fotos sin conexión. Los cambios se sincronizan automáticamente a OnBase una vez reconectado.

 

Extender OnBase al público externo

Amplíe su contenido más allá de su organización. OnBase mejora la experiencia de sus clientes, los proveedores y los socios de negocio mediante la eliminación de tiempo, contrario a la impresión y envío de documentos y formularios. Sus clientes pueden enviar los formularios y luego un seguimiento de su estado y acceder a documentos en línea o a través de quioscos de autoservicio.

 

Acceda a OnBase directamente desde sus Otras aplicaciones

Trabajo en otra aplicación? ¡Quédate ahí! OnBase se integra con prácticamente cualquier aplicación empresarial. Los usuarios pueden acceder a los contenidos e interactuar con los procesos de negocio directamente de las pantallas habituales de las aplicaciones críticas de negocio tales como Outlook, SharePoint, Oficina, sistemas ERP, y muchos otros.

 

INTEGRACIÓN

Vincular de manera inteligente los documentos y datos dentro de OnBase a las operaciones y actividades en otras aplicaciones.

Integrar OnBase con sus otras aplicaciones

Las aplicaciones de negocios están en el centro de sus operaciones diarias. Si usted confía en su ERP, contabilidad, recursos humanos, reclamos, los préstamos, los registros médicos electrónicos, la información del cliente u otros sistemas críticos, estos son los que ejecuta sus procesos centrales. Al trabajar dentro de esas aplicaciones de negocio, los usuarios con frecuencia también se basan en la información almacenada en otro lugar para tomar decisiones. Ahí es donde entra en juego OnBase.

 

OnBase actúa como un repositorio central, que une inteligentemente los documentos y datos dentro de OnBase a las operaciones y actividades en otras aplicaciones. Esto trae los siguientes beneficios:

• Eliminar el cambio entre pantallas para encontrar la información correcta. Los usuarios obtienen acceso instantáneo al contenido asociado almacenado en OnBase sin salir de su aplicación empresarial.

• Facilitar la transición al nuevo software. Debido a que sus usuarios puedan acceder al contenido OnBase directamente desde sus otras aplicaciones, OnBase se convierte en una parte natural de su aplicación elegida.

• Reduce la entrada de datos manual. OnBase puede actualizar instantáneamente sus aplicaciones de negocio en cuanto se reciba la información, y a su vez, las otras aplicaciones pueden actualizar la información almacenada en OnBase.

 

Cualquier Aplicación

Desde nuestra herramienta de apuntar y haga clic en Configuración de nuestros conectores de aplicaciones, complementos y envasados APIs, OnBase ofrece una variedad de herramientas de integración que se pueden usar con cualquier aplicación.

 

Aplicaciones empresariales

OnBase ofrece integraciones con soluciones líderes de la industria tales como SAP, Lawson, Oracle E-Business Suite, PeopleSoft, JD Edwards, ESRI,CAD y la suya.

 

Complementos de Productividad

OnBase ofrece complementos e integraciones de las herramientas de productividad de los usuarios utilizan la mayor parte, Microsoft Office, aplicaciones de correo electrónico y SharePoint.

 

MEDIR

Controle su proceso y el rendimiento del sistema sin la intervención de TI. Producir fácilmente informes, analizar la salud de sus procesos y tomar mejores decisiones.

 Controle su proceso y el rendimiento del sistema

Transparencia. Visibilidad. Controlar. Con OnBase, puede generar fácilmente informes, analizar la salud de sus procesos y tomar mejores decisiones.

 

Sin la participación de TI, el informe en tiempo real sobre las métricas e indicadores clave de rendimiento que son importantes para usted. Ganas visión instantánea de cuadros de mando intuitivos, con seguridad se puede acceder desde casi cualquier lugar.

 

• Mejorar la velocidad de proceso y precisión. Identificar y eliminar los cuellos de botella con una visibilidad en tiempo real de los procesos, incluyendo las notificaciones de umbrales de volumen y el contenido de envejecimiento.

• Preparación de Auditoría. La eliminación del tiempo y propenso a errores proceso de auditorías manuales por la presentación de informes en la información que falta, el envejecimiento o expirado. Dale los derechos necesarios a los auditores para acceder OnBase a través de un portal web, que les permite realizar la auditoría sin entrar en el sitio.

• Seguimiento, probar y documentar ROI. Conseguir retorno de su inversión (ROI) es una de las promesas de OnBase. Al identificar y medir las métricas clave, puede realizar un seguimiento desde el primer día y una prueba documentada como sucede.

 

Proceso y el rendimiento del sistema

OnBase puede proporcionar una vista de 360 grados de su organización, la evaluación de la salud de sus procesos ECM impulsadas e identificar excepciones importantes.

 

Dashboards

Obtén acceso instantáneo a los informes a través de una interfaz web intuitiva, a través de SharePoint o su dispositivo móvil.

 

ALMACENAR

Almacenar de forma segura, proteger y destruir su contenido. Controlar el acceso, se benefician de la redundancia en línea y automatizar sus políticas de gestión de registros.

 Almacenar de forma segura, proteger y destruir su contenido.

Almacenamiento de la información importante en un lugar centralizado otorga un control completo sobre él. Su única gestión de registros y requisitos de retención están bien dentro de su alcance. Los requisitos de almacenamiento dentro de OnBase no suman un gasto significativo o innecesario el costo total de la solución.

Mediante la consolidación de todo el contenido importante en un solo sistema, a resolver los problemas relacionados con la gestión de contenidos a través de una variedad de bases de datos, sistemas y ubicaciones de almacenamiento físico.

 

Almacenamiento y almacenamiento de archivos

Utilizar cualquier arquitectura de sistema de archivos para sus necesidades de almacenamiento de OnBase en línea, desde un servidor de archivos de red-sea reconocible por redes SAN y dispositivos NAS.

 

Seguridad y Protección

Administre fácilmente sus requisitos de seguridad únicos con sobre inscripciones, encriptación de datos y protocolos de seguridad individuales.

 

Conservación y Gestión de Documentos

Implementar la administración de registros y requisitos de retención de documentos. OnBase puede cumplir con los requisitos del DoD 5015.2

 

Administración de objetos físicos

Seguimiento y gestión de los registros físicos y los objetos a lo largo del lado de la información electrónica de todos dentro del mismo sistema OnBase.